مدیریت امور آموزشی - شرح وظایف اداره امتحانات

اداره امتحانات

اداره امتحانات یکی از ادارات امور آموزشی دانشگاه می باشد که کارکنان شاغل در آن با اهتمام در حفظ شأن دانشجویان در چهارچوب مقررات آموزشی و وظایف محوله با رعایت اصل امانتداری حسب مورد به ارائه خدمات به دانشجویان شاغل در حد فاصل پس از ثبت نام تا فارغ التحصیلی می پردازند. نظارت بر اجرای مقررات آموزشی در دانشکده ها که عنصری اساسی در حفظ کیفیت امر آموزش میباشد از جمله وظایف اداره امتحانات است، مهمترین خدمات اداره امتحانات بدین شرح می باشد.

دریافت گواهی اشتغال به تحصیل از دانشکده

مشاهده و بررسی وضعیت دانشجو در نرم افزار بایگانی و یا مراجعه به برنامه هم آوا

تکمیل قسمت مربوط به آموزش کل و ارسال جهت امضاء مدیریت

 

2. اعلام فراغت از تحصیل

دریافت ریزنمرات و فرم های فارغ التحصیلی تایید شده دانشجویان از دانشکده

مشاهده و بررسی وضعیت دانشجو در نرم افزار بایگانی

بررسی ریزنمرات دانشجو مطابق برنامه درسی و آیین نامه مربوطه

بررسی موارد مربوطه اداره امتحانات در برنامه سما

تایید مراتب فوق از طریق درج مهر و امضاء

ارسال مدارک دریافتی به اداره ثبت نام و پس از آن به اداره فارغ التحصیلان

 

3. تمدید اقامت دانشجویان اتباع خارجی

دریافت فرم گواهی اشتغال به تحصیل مشتمل بر وضعیت تحصیلی از دانشکده

مشاهده و بررسی وضعیت دانشجو در نرم افزار بایگانی و یا مراجعه به برنامه هم آوا

تهیه نامه با توجه به نوع درخواست دانشجویان اتباع خارجی و ارسال به مرکز خدمات آموزشی وزارت متبوع

 

 4. ارسال ریزنمرات دانشجویان به دانشکده ها و موسسات ذیربط

دریافت ریزنمرات ارسالی از سوی دانشکده (برای دانشجوی میهمان) و ریزنمرات ارسالی از دانشگاه های مقصد (برای دانشجویان این دانشگاه)

اخذ سوابق و بررسی آنها از نظر مفاد معرفی برای میهمانی

تهیه نامه برای اعلام نمرات تایید شده به موسسه آموزشی مقصد و ارسال برای امضاء مدیریت

 

5. تهیه گزارش وضعیت تحصیلی دانشجویان برای کمیسیون بررسی موارد خاص  دانشگاه

وصول دستور برای طرح وضعیت دانشجو در کمیسیون بررسی موارد خاص دانشگاه

اخذ پرونده از بایگانی کل و اخذ وضعیت از آموزش دانشکده

تهیه گزارش بر اساس محتویات پرونده و وضعیت تحصیلی دانشجو

ارسال گزارش تهیه شده برای ملاحظه مدیریت و اخذ نظریه مدیریت

تهیه گزارش نهایی و ارسال آن به همراه پرونده به کمیسیون

 

6. خروج از کشور جهت انجام زیارت

دریافت فرم سه قسمتی تکمیل شده اشتغال به تحصیل

مشاهده و بررسی وضعیت دانشجو در نرم افزار بایگانی

تهیه مکاتبه به عنوان دفتر حقوقی جهت اخذ تعهد محضری و ارسال جهت امضاء مدیریت

دریافت پاسخ دفتر حقوقی مبنی بر اخذ تعهد محضری از دانشجو

تایید درخواست ثبت شده دانشجو در سایت نظام وظیفه توسط کارشناس واحد امتحانات

 

7. خروج از کشور جهت انجام امور علمی و نیمه علمی

دریافت فرم سه قسمتی تکمیل شده اشتغال به تحصیل

مشاهده و بررسی وضعیت دانشجو در نرم افزار بایگانی

استعلام از معاونت پژوهشی دانشگاه در مورد مدارک ارائه شده توسط دائشجو

تهیه نامه برای دفتر حقوقی جهت اخذ تعهد محضری (در صورت تایید سفر) و اخذ وثیقه ی ملکی یا بانکی از دانشجو (در صورت عدم تایید سفر از سوی معاونت پژوهشی)

دریافت پاسخ دفتر حقوقی مبنی بر اخذ تعهد محضری و یا وثیقه ملکی یا بانکی از دانشجو

تهیه نامه معرفی به نظام وظیفه (و یا تهیه گواهی اشتغال به تحصیل با ارزش ترجمه برای دانشجو) و ارسال برای مدیریت

 

8. خروج از کشور جهت انجام امور غیر علمی

دریافت فرم سه قسمتی تکمیل شده اشتغال به تحصیل

دریافت پرونده از بایگانی آموزش

تهیه مکاتبه با دفتر حقوقی جهت اخذ وثیقه ملکی یا بانکی

دریافت پاسخ از دفتر حقوقی مبنی بر اخذ وثیقه ملکی یا بانکی

 

9. صدور حکم انصراف و یا اخراج از تحصیل با توجه به گزارش دانشکده و یا بنا به درخواست دانشجو

دریافت وضعیت دانشجوی مشمول اخراج و یا انصراف از دانشکده

مشاهده و بررسی وضعیت دانشجو در نرم افزار بایگانی

بررسی محتوای وضعیت و تطابق آن با محتوای پرونده و آیین نامه آموزشی مربوطه

تهیه حکم اخراج و یا انصراف مربوطه و ارسال برای امضاء مدیریت

ارسال رونوشت به امور دانشجویی - شخص دانشجو - اداره ثبت نام - اداره امتحانات

 

10. صدور گواهی برای آزمون مقاطع بالاتر

دریافت گواهی وضعیت تحصیلی دانشجو از دانشکده

مشاهده و بررسی وضعیت دانشجو در نرم افزار بایگانی

بررسی محتوای گواهی با پرونده

تهیه نامه با عنوان مرکز سنجش وزارت متبوع و یا وزارت علوم با توجه به رشته مورد درخواست دانشجو

 

11. صدور معرفی جهت پایان نامه، پروژه تحقیقاتی

دریافت فرم معرفی دانشجو از دانشکده

مشاهده و بررسی وضعیت دانشجو در نرم افزار بایگانی و یا مراجعه به برنامه هم آوا

بررسی محتوای فرم با محتوای پرونده یا اطلاعات برنامه هم آوا

تکمیل قسمت مربوط فرم و ارسال برای امضاء مدیریت

 

12. تسویه حساب دانشجویان اخراجی و انصرافی از تحصیل

تکمیل فرم تقاضانامه تسویه حساب توسط دانشجوی انصرافی و یا اخراجی و یا تکمیل توسط وکیل رسمی وی  و تسلیم آن به دانشکده

انجام تسویه حساب با دانشکده توسط دانشجو و تایید قسمت مربوطه توسط دانشکده

انجام تسویه حساب با امور دانشجویی دانشگاه و تایید قسمت مربوطه توسط امور دانشجویی

محاسبه مبلغ موظف تعهد آموزش رایگان دانشجویان دوره روزانه توسط کارشناس اداره امتحانات

تکمیل قسمت مربوط به امور آموزشی دانشگاه پس از وصول فیش پرداخت شده توسط دانشجویان اخراجی و انصرافی (بدهی صندوق رفاه وزارت متبوع) و تایید تسویه حساب نهایی

راهنمایی دانشجو و یا وکیل رسمی وی به بایگانی آموزش کل جهت دریافت مدرک ثبت نامی و ریز نمرات حسب مورد

 

13. ابلاغ آیین نامه ها، دستور العمل ها، بخش نامه های آموزشی و برنامه های درسی رشته های مختلف به دانشکده ها

دریافت آیین نامه ها ، برنامه های درسی و دستورالعمل ها از سوی وزارت متبوع

تهیه وارسال به منظور ابلاغ موارد فوق به دانشکده ها و سایر گیرندگان مربوطه